publicdocs/reglement.md

versie 2014-11-21

Reglement behorende bij de Statuten van de “Nederlandse Lokale UNIX-Systems Gebruikers Groep (Nluug)”, kortweg vereniging “NLUUG”.

De laatste versie van het Statuut en het Reglement vindt u op het ledendeel van de NLUUG website.

I. Algemene bepalingen

1. In dit reglement worden aanvullende afspraken vastgelegd die wettelijk niet per statuut geregeld hoeven te worden. De bepalingen mogen niet in tegenspraak zijn met wettelijke bepalingen en de gedeponeerde statuten. Mocht dit onverhoopt toch het geval zijn, dan vervalt de betreffende bepaling in dit document.
2. Wijzigingsvoorstellen voor het Huishoudelijk Reglement worden door het bestuur ter stemming aan de leden voorgelegd tijdens een ALV. De aanpassing wordt geaccepteerd als een meerderheid van de vergadering het voorstel steunt.
3. Leden kunnen het bestuur verzoeken om wijzigingen en uitbreiding van bepalingen in het Huishoudelijk Reglement voor te bereiden. Dit verzoek moet ten minste dertig dagen voor een ALV worden ingediend.

II. Bestuur

1. Het bestuur heeft de vrijheid om, binnen de doelstellingen zoals beschreven in de statuten, zelf te kiezen voor een strategie. Daarbij komen de opdrachten opgelegd door de ALV.
2. Schorsing
   1. geschorste bestuursleden kunnen niet deelnemen aan de bestuursvergadering. Zij hebben geen stemrecht tijdens bestuursvergaderingen.

III. Lidmaatschap

1. Geldigheid

Het lidmaatschap van de NLUUG wordt automatisch, en alleen dan, actief op het moment dat de lidmaatschapsfactuur volledig betaald is. Het lidmaatschap van de NLUUG eindigt automatisch op de einddatum zoals in het ledensysteem vermeld staat. Voor ereleden geldt de ereledenregeling.

2. Lidmaatschapsvormen

1. De vereniging kent natuurlijke personen als lid, met stemrecht.
2. Rechtspersonen kunnen zich aansluiten als donateur (lid zonder stemrecht). Zij betalen daarvoor contributie.
3. De contributies zijn afgeleid van het eenheidslidmaatschapstarief wat per jaar wordt vastgesteld tijdens de ALV. De bedragen worden vermeld op de website van de vereniging.
4. Studentleden krijgen ongeveer 75% korting, zo afgestemd dat zij inclusief BTW een rond bedrag betalen.
5. Persoonlijk lidmaatschappen oude stijl krijgen een korting dat over enige jaren wordt afgebouwd, totdat deze overgaan in gewone lidmaatschappen.
6. De volgende verhoudingen in contributies liggen vast

Lidmaatschap	Type	Factor
Lid	P	1
Student	P	0.25
Persoonlijk (oude stijl)	P	1
EreLid	E	0
Donateur-0	B	1
Donateur-1	B	1
Donateur-2	B	2
Donateur-3	B	4
Donateur-Plus	B	14

P = Persoonsgebonden, B = Bedrijf of organisatie gebonden. De klassen van donateurs zijn voortzettingen van de bedrijfslidmaatschappen ‘oude stijl’.

3. Voordelen leden

1. Leden ontvangen informatie over de activiteiten van de vereniging.
2. Uitsluitend leden hebben toegang tot het afgesloten ledengedeelte van de website.
3. Leden kunnen met elkaar in contact treden via de ‘nluug-leden’ mailinglijst. Deze lijst is uitsluitend toegankelijk voor leden en wordt niet gemodereerd.
4. Leden betalen een lagere toegangsprijs voor de conferentie dan niet-leden.

4. Voordelen donateurs

1. Donateur-PLUS organisaties worden vermeld op de website.
2. Donateurs kunnen hun contributie gebruiken om lidmaatschappen (van personen) mee te voldoen.
3. Een donateur die minimaal twee keer het eenheidstarief bijdraagt mag elke conferentie iemand aanmelden zonder lidmaatschapsverplichting. Deze persoon wordt opgenomen in de administratie als ‘introducee’ en kan geen tweede keer naar een evenement zonder volwaardig lid te worden.

5. Conferenties

1. Toegang tot de conferenties voor bijzondere deelnemers zoals sprekers, exposanten, vertegenwoordigers van sponsors en leden van zustergroepen vindt plaats onder door het bestuur te bepalen voorwaarden.
2. Toegang tot de conferenties voor niet-leden die niet onder (a) vallen is mogelijk voor een tarief dat gelijk is aan of hoger dan het ledentarief plus de contributie voor één jaar voor een lidmaatschap. Desgewenst kan een niet-lid in zo’n geval ook opteren voor een lidmaatschap, waarvoor dan gedurende het lopende boekjaar en het daaropvolgende jaar geen additionele contributie verschuldigd is.
3. Het is mogelijk om bij aanmelding voor een conferentie lid te worden. Daarvoor wordt een verhoogde conferentiedeelnameprijs gevraagd. In deze deelnameprijs zit de contributie voor het lopende boekjaar en het daaropvolgende jaar begrepen.
4. Student moeten een geldige collegekaart kunnen tonen bij toegang tot de conferentie en overige bijeenkomsten, als zij aanspraak willen maken op studentenkorting op lidmaatschap en deelname.

6. Schorsing

1. een lid dat geschorst is mag uitsluitend deelnemen aan activiteiten van de vereniging (inclusief mailinglist en toegang tot de website) met voorafgaande toestemming van het bestuur.

IV. Ere-leden

1. Selectie

1. Het bestuur draagt personen voor aan de ALV, die in aanmerking komen voor het ere-lidmaatschap. Dit voorrecht wordt toegekend als dank voor bijzondere inspanning ten bate van de vereniging of voor het doel wat de vereniging nastreeft.

2. Duur

1. Het erelidmaatschap is voor het leven.
2. Het erelid kan zelf aangeven af te willen zien van de voorrechten, bijvoorbeeld vanwege veranderde interesse of onmin met het beleid van de vereniging.

3. Schorsing

1. Het bestuur heeft het recht om -zonder tussenkomst van de ALV- een erelid te schorsen. Daarvoor is een twee-derde meerderheid in het bestuur nodig. Dit kan gebeuren als –in de ogen van het bestuur– het erelid de vereniging schade berokkent of heeft berokkend.
2. Het geschorste ere-lid kan tijdens de eerstvolgende ALV in beroep, waarna de meerderheid van de ALV de schorsing ongedaan kan maken.
3. Indien de ALV de schorsing niet opheft wordt het erelidmaatschap van de persoon ontnomen. De opheffing van het erelidmaatschap sluit de persoon niet uit van een (eventueel opnieuw af te sluiten) regulier lidmaatschap van de vereniging en de daaraan verbonden rechten en plichten.

4. Voorrechten

Het erelidmaatschap geeft recht op het volgende:

1. Vermelding als erelid op de website.
2. Ereleden betalen geen contributie.
3. Alle rechten van het persoonlijk lidmaatschap, zoals het ontvangen van informatie over evenementen en toegang voor ledentarief.
4. Uitnodiging voor deelname aan het conferentie-diner, indieningeschreven voor de conferentie.

V. Algemene ledenvergadering (ALV)

De vereniging kent twee soorten ALVs: ‘spoed ALVs’ en ‘normale ALVs’.

1. Spoed ALVs
   1. Spoed ALVs kunnen worden uitgeschreven met een termijn van minimaal zeven dagen, zoals voorgeschreven in de statuten, echter uitsluitend in het geval van urgentie
   2. Urgentie houdt in dat het uitschrijven van een normale ALV de vereniging in de problemen brengt, bijvoorbeeld financieel, juridisch of organisatorisch.
   3. Spoed ALVs worden minimaal zeven dagen van te voren aangekondigd op de leden-mailinglist van de NLUUG.
   4. Op een Spoed ALV kan alleen over de onderwerpen van urgentie worden beslist.
   5. Spoed ALVs worden ’s avonds of in het weekend in de buurt van station Utrecht Centraal belegd.
2. Normale ALVs
   1. Elke jaar wordt er minimaal één normale ALV georganiseerd, tijdens een activiteit van de NLUUG.
   2. De normale ALVs worden per post aangekondigd, minimaal vier weken voordat de ALV plaatsvindt.
   3. Voorstellen tot veranderingen in Statuten of Huishoudelijk Reglement staan minimaal vier weken voor de ALV in concept op het ledendeel van de NLUUG website en worden via de leden mailinglist aangekondigd.
   4. Als er een voorjaarsconferentie is, dan wordt de ALV gehouden tijdens die conferentie. Tijdens deze ALV wordt het jaarverslag behandeld en vindt bestuursverkiezing plaats.
3. Machtigingen
   1. Ieder bij een ALV aanwezig lid mag per stemming maximaal twee machtigingen uitoefenen.
   2. De wet bepaalt dat machtigingen naast schriftelijk (zoals expliciet genoemd in de statuten) ook digitaal mogen worden verstrekt.

VI. Promotie

1. Het bestuur mag afspraken maken met gelieerde organisaties, om leden van die organisaties tegen gereduceerd tarief deel te laten nemen aan activiteiten van NLUUG. Deze reductie geldt uitsluitend voor natuurlijke personen. Personen mogen slechts één maal in hun leven gebruik maken van deze kortingsregeling. Dit ter promotie van het verenigingslidmaatschap
2. Het bestuur kan speciale kortingsregelingen aangaan met niet-Nederlandse gelieerde organisaties ter bevordering van de internationale uitwisseling van kennis.

VII. Derden

1. Het bestuur mag alleen financieel en organisatorisch bijdragen aan (onderdelen van) activiteiten van derden die passen binnen de doelstellingen van de vereniging.
2. Het bestuur heeft de vrijheid om, binnen de door de ALV goedgekeurde begroting, financieel bij te dragen aan activiteiten van derden. Het bestuur hoeft hiervoor geen toestemming te vragen van de leden, maar verantwoordt zich achteraf tijdens de eerstvolgende ALV.
3. Het bestuur kan garantstellingen, overeenkomsten en zekerheidstellingen aangaan voor zaken als vermeld in artikel 9.2 van de statuten, zolang deze op ieder moment het totaal van 25% van de reserves van de vereniging niet te boven gaat. Indien het bestuur deze grens wil overstijgen, dient een ALV daarvoor vooraf toestemming te geven.

— eind